Política de Participação de Irregularidades

SUMÁRIO

1. PREÂMBULO

2. PROCESSO DE APROVAÇÃO E REVISÃO

3. DEFINIÇÕES 

4. DEVER DE PARTICIPAÇÃO

5. PROCESSO DE COMUNICAÇÃO

6. PROCESSAMENTO DAS COMUNICAÇÕES

7. RELATÓRIO ANUAL

8. ENTRADA EM VIGOR E FORMAÇÃO DE COLABORADORES

1. PREÂMBULO

A presente política tem como objetivo divulgar os meios específicos e adequados à receção, tratamento e arquivo de Participações de Irregularidades na LUSOPAY INSTITUIÇÃO DE PAGAMENTO, LDA,  no que diz respeito a temas relacionados com a sua administração, contabilidade, controlo interno e fortes indicadores de infrações aos deveres consagrados na legislação e normas internamente estabelecidas.

Para o efeito previsto no número anterior, A LUSOPAY, nomeadamente a administração, segue de forma contínua os princípios e requisitos previstos no artigo.o 116o-AA do RGICSF, no artigo.o 305.o_F do CVM, no artigo.o 35.o do Aviso 3/2020 do Banco de Portugal, assim como na seção 13 sobre as orientações sobre governo interno emitidas pela EBA (EBA/GL/2017/11).

2. PROCESSO DE APROVAÇÃO E REVISÃO

A administração é o órgão competente para aprovar este documento e as atualizações subsequentes. O presente documento, será objeto de revisão anual, ou sempre que se verifiquem alterações significativas.

3. DEFINIÇÕES 

Para efeitos do presente documento, entende-se por: 

a) «LUSOPAY INSTITUIÇÃO DE PAGAMENTO, LDA», todas as referências a «instituição», «LUSOPAY» e «empresa»; 

b) «Política», o presente documento PL-0024 Participação Irregularidades;

c) «Colaboradores», as pessoas com vínculo de subordinação à LUSOPAY e outras pessoas que prestem serviços, designadamente em regime de Outsourcing, a título permanente ou ocasional;

d) «Irregularidades», todos e quaisquer atos e/ou omissões, dolosos ou negligentes mesmo que, na forma tentada, praticados no âmbito das atividades da LUSOPAY, nomeadamente na sua administração, contabilidade, fiscalização e controlo interno, processos e entre outras áreas, suscetíveis de:

i) Configurar um crime (eg. fraude interna);

ii) Colocar em risco o património dos clientes da Instituição e da própria LUSOPAY.

iii) Causar dano reputacional à empresa (eg. danos para a segurança dos trabalhadores).

iv) Configurar violação de deveres e obrigações regulamentadas, assim como de códigos e procedimentos internos definidos pela própria LUSOPAY, e que estejam abrangidos todos os colaboradores da instituição, incluindo o órgão de administração.

v) Conluio na prática ou ocultação consciente, dos atos mencionados nas alíneas anteriores.

e) «Participação», a divulgação de informação ou preocupação fundamentada, que possa levar a demonstrar que foi, está ou estará para ser realizada uma prática irregular.

4. DEVER DE PARTICIPAÇÃO

Todos os colaboradores e elementos relacionados com a LUSOPAY, independente da função que desempenham, têm o dever de participar ao superior hierárquico nos termos do presente documento, qualquer prática irregular que coloque a LUSOPAY ou os seus clientes em risco.

A escassez de informação, meios de prova ou documentação suporte não desobriga o colaborador,  ou elemento relacionado com a LUSOPAY, do dever de participação, desde que existam fortes indícios que dêem fundamentação à comunicação.

Nota: Nos casos em que o superior hierárquico é o suposto infrator, a comunicação deverá ser feita diretamente à administração da instituição.

5. PROCESSO DE COMUNICAÇÃO

A comunicação de irregularidades deverá ser apresentada preferencialmente por escrito, ainda que tenha sido comunicada presencialmente, e com a maior brevidade possível.

As comunicações por escrito, deverão ser remetidas via e-mail, para o endereço eletrónico do respetivo superior hierárquico. No caso em que a situação exija a comunicação diretamente à administração, os emails disponíveis para o efeito deverão ser:

  1. JAR@LUSOPAY.COM (Drº José Ribeiro)
  2. PA@LUSOPAY.COM (Engº Paulo Alexandre)

No caso de participação anónima, será necessário que a comunicação seja remetida em formato físico para o seguinte endereço:

              LUSOPAY – Administração
              Av. Manuel Violas 476, S.28.1
              4410-137 São Félix da Marinha
              Portugal

No caso em que se conheça a identificação do participante, existirá confidencialidade da mensagem e dos dados pessoais do denunciante, impedindo que essas informações sejam divulgadas, exceto quando determinado em contrário por mandato judicial.

6. PROCESSAMENTO DAS COMUNICAÇÕES

Assim que recebida a comunicação, o superior hierárquico ou órgão da administração, deverá realizar as diligências necessárias para aferir a fundamentação da denúncia e avaliar se haverá lugar a uma investigação.

Nos casos de participações não anónimas, o recetor da denúncia, deverá no prazo máximo de sete dias após a sua receção, comunicar ao denunciante que tomou conhecimento da informação a si enviada.

Quando o resultado das diligências até então realizadas exigir a abertura de uma investigação, deverão ser apuradas as seguintes informações:

  • Descrição pormenorizada dos factos descritos pelo denunciante. Poderão ser solicitados esclarecimentos adicionais do participante, caso se conheça a sua identificação.
  • Registo dos meios de prova apresentados no momento da denúncia e respetiva análise.
  • Registo das diligências realizadas para o esclarecimento dos factos.
  • Registo das conclusões, nomeadamente, qualificação jurídica dos factos e respetivas consequências, e/ou avaliação do grau de incumprimento de procedimentos internos e respetivas consequências.

Concluída a investigação, deverá ser realizado um relatório final que reúna as conclusões das averiguações, incluindo as consequências da infração, medidas para correção das irregularidades e respetivas sanções, caso aplicável.

Todo o processo e relatório final deverá ser armazenado no seguinte repositório: 

7. RELATÓRIO ANUAL

Para efeitos da legislação em vigor, a LUSOPAY elaborará anualmente um relatório, que reúne sumariamente as participações relativas ao ano em vigor, diligências e conclusões, em formato não alterável e que possa ser reproduzido integralmente. Estas informações ficam assim disponíveis para consulta das entidades competentes, sempre que devidamente solicitado.

8. ENTRADA EM VIGOR E FORMAÇÃO DE COLABORADORES

1. O presente documento entra em vigor na LUSOPAY, no dia seguinte ao da aprovação.

2. O presente documento será objeto de divulgação em www.lusopay.com, sendo ainda remetido a cada colaborador através do endereço de correio eletrónico atribuído para o exercício das respetivas funções. 

3. A formação acerca dos conteúdos deste documento, ficam a cargo da Administração, e deverá ser realizada por todos os colaboradores e pessoas relacionadas à LUSOPAY.

4. Aquando da contratação de colaboradores, o presente documento terá de ser divulgado ao novo elemento da LUSOPAY, independentemente da função que exerça.