Revisão 01
SUMÁRIO
1. PREÂMBULO
2. PROCESSO DE APROVAÇÃO E REVISÃO
3. DEFINIÇÕES
4. DEVER DE PARTICIPAÇÃO
5. PROCESSO DE COMUNICAÇÃO
6. PROCESSAMENTO DAS COMUNICAÇÕES
7. RELATÓRIO ANUAL
8. ENTRADA EM VIGOR E FORMAÇÃO DE COLABORADORES
1. PREÂMBULO
A presente política tem como objetivo divulgar os meios específicos e adequados à receção, tratamento e arquivo de Participações de Irregularidades na LUSOPAY INSTITUIÇÃO DE PAGAMENTO, LDA, no que diz respeito a temas relacionados com a sua administração, contabilidade, controlo interno e fortes indicadores de infrações aos deveres consagrados na legislação e normas internamente estabelecidas.
Para o efeito previsto no número anterior, A LUSOPAY, nomeadamente a administração, segue de forma contínua os princípios e requisitos previstos no artigo 116.º-AA do RGICSF, no artigo.o 305.º-F do CVM, no artigo 35.º do Aviso 3/2020 do Banco de Portugal, assim como na seção 13 sobre as orientações sobre governo interno emitidas pela EBA (EBA/GL/2017/11).
2. PROCESSO DE APROVAÇÃO E REVISÃO
A administração é o órgão competente para aprovar este documento e as atualizações subsequentes. O presente documento, será objeto de revisão anual, ou sempre que se verifiquem alterações significativas.
3. DEFINIÇÕES
Para efeitos do presente documento, entende-se por:
a) «LUSOPAY INSTITUIÇÃO DE PAGAMENTO, LDA», todas as referências a «instituição», «LUSOPAY» e «empresa»;
b) «Política», o presente documento PL-0024 Participação Irregularidades;
c) «Colaboradores», as pessoas com vínculo de subordinação à LUSOPAY e outras pessoas que prestem serviços, designadamente em regime de Outsourcing, a título permanente ou ocasional;
d) «Irregularidades», todos e quaisquer atos e/ou omissões, dolosos ou negligentes mesmo que, na forma tentada, praticados no âmbito das atividades da LUSOPAY, nomeadamente na sua administração, contabilidade, fiscalização e controlo interno, processos e entre outras áreas, suscetíveis de:
i) Configurar um crime (eg. fraude interna);
ii) Colocar em risco o património dos clientes da Instituição e da própria LUSOPAY.
iii) Causar dano reputacional à empresa (eg. danos para a segurança dos trabalhadores).
iv) Configurar violação de deveres e obrigações regulamentadas, assim como de códigos e procedimentos internos definidos pela própria LUSOPAY, e que estejam abrangidos todos os colaboradores da instituição, incluindo o órgão de administração.
v) Conluio na prática ou ocultação consciente, dos atos mencionados nas alíneas anteriores.
e) «Participação», a divulgação de informação ou preocupação fundamentada, que possa levar a demonstrar que foi, está ou estará para ser realizada uma prática irregular.
4. DEVER DE PARTICIPAÇÃO
Todos os colaboradores e elementos relacionados com a LUSOPAY, independente da função que desempenham, têm o dever de participar ao superior hierárquico nos termos do presente documento, qualquer prática irregular que coloque a LUSOPAY ou os seus clientes em risco.
A escassez de informação, meios de prova ou documentação suporte não desobriga o colaborador, ou elemento relacionado com a LUSOPAY, do dever de participação, desde que existam fortes indícios que dêem fundamentação à comunicação.
Nota: Nos casos em que o superior hierárquico é o suposto infrator, a comunicação deverá ser feita diretamente à administração da instituição.
5. PROCESSO DE COMUNICAÇÃO
A comunicação de irregularidades deverá ser apresentada preferencialmente por escrito, ainda que tenha sido comunicada presencialmente, e com a maior brevidade possível.
A comunicação poderá ser remetida através da plataforma online de whistleblowing https://lusopay.trusty.report
No caso em que se conheça a identificação do participante, existirá confidencialidade da mensagem e dos dados pessoais do denunciante, impedindo que essas informações sejam divulgadas, exceto quando determinado em contrário por mandato judicial.
6. PROCESSAMENTO DAS COMUNICAÇÕES
Assim que recebida a comunicação, o superior hierárquico ou órgão da administração, deverá realizar as diligências necessárias para aferir a fundamentação da denúncia e avaliar se haverá lugar a uma investigação.
Nos casos de participações não anónimas, o recetor da denúncia, deverá no prazo máximo de sete dias após a sua receção, comunicar ao denunciante que tomou conhecimento da informação a si enviada.
Quando o resultado das diligências até então realizadas exigir a abertura de uma investigação, deverão ser apuradas as seguintes informações:
- Descrição pormenorizada dos factos descritos pelo denunciante. Poderão ser solicitados esclarecimentos adicionais do participante, caso se conheça a sua identificação;
- Registo dos meios de prova apresentados no momento da denúncia e respetiva análise;
- Registo das diligências realizadas para o esclarecimento dos factos;
- Registo das conclusões, nomeadamente, qualificação jurídica dos factos e respetivas consequências, e/ou avaliação do grau de incumprimento de procedimentos internos e respetivas consequências.
Concluída a investigação, deverá ser realizado um relatório final que reúna as conclusões das averiguações, incluindo as consequências da infração, medidas para correção das irregularidades e respetivas sanções, caso aplicável.
Todo o processo e relatório final deverá ser armazenado na pasta: (informação interna da LUSOPAY)
7. RELATÓRIO ANUAL
Para efeitos da legislação em vigor, a LUSOPAY elaborará anualmente um relatório, que reúne sumariamente as participações relativas ao ano em vigor, diligências e conclusões, em formato não alterável e que possa ser reproduzido integralmente. Estas informações ficam assim disponíveis para consulta das entidades competentes, sempre que devidamente solicitado.
O relatório anual deverá ser armazenado na pasta (informação interna da LUSOPAY).
8. ENTRADA EM VIGOR E FORMAÇÃO DE COLABORADORES
1. O presente documento entra em vigor na LUSOPAY, no dia seguinte ao da aprovação.
2. O presente documento será objeto de divulgação em www.lusopay.com, sendo ainda remetido a cada colaborador através do endereço de correio eletrónico atribuído para o exercício das respetivas funções.
3. A formação acerca dos conteúdos deste documento, ficam a cargo da Administração, e deverá ser realizada por todos os colaboradores e pessoas relacionadas à LUSOPAY.
4. Aquando da contratação de colaboradores, o presente documento terá de ser divulgado ao novo elemento da LUSOPAY, independentemente da função que exerça.
